Fortnox-integration: koppla ihop era system med Fortnox

När Fortnox inte pratar med resten av verksamheten

Fortnox är navet i ekonomin för många svenska företag, men det är sällan det enda systemet. Säljarna arbetar i ett CRM, projektledarna i ett projektverktyg, fältpersonalen i en app och kunderna beställer i en webbshop eller en kundportal. När de systemen inte är kopplade till Fortnox blir det någon som exporterar en fil, kopierar en kund mellan två fönster eller skriver in samma orderrader en gång till innan fakturan kan skapas.

Det tar tid varje vecka, och varje manuell överföring är ett tillfälle där en siffra kan bli fel, en kund få två olika adresser eller en faktura bli liggande. En Fortnox-integration tar bort de stegen, så att informationen bara registreras en gång och sedan flödar dit den behövs.

Vad vi kopplar till Fortnox

Vi bygger integrationer mellan Fortnox och både vanliga standardsystem och de verktyg som är unika för er verksamhet. Vanliga flöden är:

• Kunder och kontakter som skapas i CRM:et och automatiskt läggs upp i Fortnox, så att säljaren inte behöver be ekonomi om ett kundnummer.
• Order och fakturor som skapas utifrån vunna affärer, tidrapporter, leveranser eller beställningar i en webbshop.
• Betalstatus som hämtas från Fortnox och visas i CRM:et eller projektverktyget, så att säljare och projektledare ser vilka kunder som har obetalda fakturor.
• Artiklar och priser som hålls i synk mellan Fortnox och de system där offerter och order skapas.
• Projekt och kostnadsställen som följer med från tidrapporteringen, så att ni kan följa omsättning och marginal per projekt.
• Leverantörsfakturor och underlag från fältappar, kvittoflöden och andra system som ska bokföras i Fortnox.

Om ni saknar ett system i ena änden kan vi också bygga det, till exempel en fältapp eller en kundportal som skickar sina data direkt till Fortnox. Läs mer om vår skräddarsydda systemutveckling.

Färdig koppling eller egen integration?

Fortnox har en stor marknadsplats med färdiga integrationer, och passar någon av dem era flöden är det oftast det snabbaste och billigaste alternativet. Vi säger det gärna om vi ser att en färdig koppling räcker.

En egenutvecklad integration via Fortnox API brukar vara rätt val när ni har egna fält eller regler som de färdiga kopplingarna inte hanterar, när fler än två system ska samverka, när flödet är affärskritiskt och kräver full spårbarhet eller när systemet i andra änden är ert eget. Hur ni kan resonera kring valet går vi igenom i guiden Så kopplar ni ihop affärssystem, CRM och Fortnox.

Så bygger vi Fortnox-integrationer som håller

Direkt mot Fortnox API

Vi bygger mot Fortnox REST API med OAuth-inloggning, så att integrationen bara får de behörigheter ni godkänner och kan återkallas när som helst. Integrationen kräver en integrationslicens hos Fortnox, och vi hjälper er att aktivera den.

Tydligt ägarskap för data

Innan vi skriver kod bestämmer vi tillsammans vilket system som äger varje typ av uppgift, till exempel att kundregistret ägs av CRM:et och fakturastatus av Fortnox. Då vet integrationen vad den ska göra när två system säger olika saker, i stället för att skriva över rätt uppgift med fel.

Felhantering, köer och notiser

Anrop som misslyckas görs om automatiskt, och flöden med många transaktioner går via köer så att ingenting tappas vid toppar som månadsskiften. När något inte går att lösa automatiskt, till exempel en kund som saknar organisationsnummer, får rätt person en notis direkt.

Loggning och spårbarhet

Varje transaktion loggas med tidpunkt, innehåll och svar från Fortnox, så att ni alltid kan se vad som skickades och när. Det gör felsökningen enkel och ger revisorn det underlag som behövs.

Så går ett projekt till

Vi börjar med att kartlägga flödet som det ser ut i dag: vilka system som är inblandade, vilka uppgifter som flyttas till och från Fortnox, hur ofta och av vem. Sedan bygger vi den viktigaste kopplingen först och kör den mot en testmiljö med riktig data, eftersom det är där undantagen brukar visa sig. När flödet fungerar driftsätter vi det i Azure med övervakning, och därefter bygger vi vidare med fler flöden i den takt som passar er. Koden, dokumentationen och infrastrukturen är alltid er.

Resultat från verkligheten

I vårt eget affärssystem, Burdy Caddy, skapas fakturorna utifrån konsulternas tidrapporter och skickas sedan till Fortnox, och fakturorna synkas tillbaka så att vi kan följa omsättning, marginal och obetalda fakturor per kund och projekt utan att någon för över uppgifterna för hand. Integrationen kontrollerar dessutom att varje fakturarad är kopplad till ett projekt innan fakturan får skickas till Fortnox, så att uppföljningen stämmer från början.

Åt Svevia byggde vi en fältapp som skapar färdiga faktureringsunderlag i samma stund som en rapport skickas in, och under det första året sparade Svevia cirka 1 371 arbetstimmar. Samma princip gäller när underlaget ska vidare till Fortnox: uppgiften registreras en gång, där arbetet utförs.

Vad kostar en Fortnox-integration?

Priset beror främst på hur många flöden och system som ska kopplas ihop, hur mycket egen logik som behövs och vilka krav ni har på realtid och felhantering. En avgränsad koppling mellan Fortnox och ett system med bra API är ett betydligt mindre projekt än en integration som binder ihop hela orderflödet, så vi börjar ofta med en förstudie till fast pris som ger en tillförlitlig uppskattning. Prisnivåer och prismodeller går vi igenom i Systemutveckling 2026: kostnad och prismodeller, och i kalkylatorn kan ni få en första uppskattning.

Vanliga frågor om Fortnox-integration

Finns det inte redan en färdig koppling till Fortnox?

Ofta gör det det, och då rekommenderar vi den om den passar era flöden. En egen integration lönar sig när ni har egna regler, flera system som ska samverka eller ett eget system som behöver prata med Fortnox.

Kan ni koppla Fortnox till ett system vi har byggt själva?

Ja. Vi bygger då integrationen mellan ert system och Fortnox API, och om det behövs bygger vi också det API eller den export som ert system saknar.

Vad behöver vi ha på plats hos Fortnox?

Ni behöver en integrationslicens i Fortnox och en användare som godkänner integrationen. Vi hjälper er med aktiveringen och ser till att integrationen bara får de behörigheter som flödet kräver.

Vad händer om Fortnox ändrar sitt API?

Fortnox API är versionerat, så vanliga uppdateringar påverkar sällan integrationen. Vi sätter ändå upp övervakning och larm som visar direkt om en koppling slutar fungera.

Kan vi koppla ihop andra system än Fortnox?

Ja. Vi integrerar också mot Visma, Business Central, CRM-system, BankID, Swish och era egna verktyg. Läs mer på sidan om systemintegration.

Läs mer om Fortnox-integration

• Så kopplar ni ihop affärssystem, CRM och Fortnox går igenom hur ni planerar ett integrationsprojekt steg för steg.
• Systemintegration beskriver hur vi kopplar ihop affärssystem, CRM och ekonomisystem i stort.
• AI-agenter för företag visar hur en agent kan göra uppgifter i Fortnox och andra affärssystem.
• Kundcase: Svevia visar hur en fältapp ersatte handskrivna faktureringsunderlag.

Knappar ni in samma uppgifter i Fortnox och något annat system? Boka ett förutsättningslöst möte så går vi igenom era flöden tillsammans.