Från 3 292 handskrivna A4-sidor till digital automatisering. Upptäck hur Svevia effektiviserade sitt faktureringsunderlag och sparade över 1 300 arbetstimmar på ett år.
Utmaning
Inom asfaltläggning är dokumentation a och o, men processen hos Svevia var tungrodd. Arbetarna fyllde i dagböcker och faktureringsunderlag med papper och penna ute i fält. Dessa fysiska papper lämnades sedan över till arbetsledare som manuellt knappade in informationen i Excel-filer innan de kunde skickas till kund. Varje rapport tog i snitt 30 minuter att hantera från första penndrag till färdig Excel-fil. Med över 3 000 rapporter per år skapade detta en enorm administrativ skuld, risk för felsteg och fördröjda faktureringsflöden.
Lösning
Burdy utvecklade en skräddarsydd app direkt anpassad för Svevias arbetsflöde i fält. Istället för pappersblock använder personalen nu sina mobiler för att registrera dagens arbete. - Direktrapportering: Arbetarna fyller i underlaget på plats på ca 5 minuter. - Automatiserat flöde: Appen sammanställer datan och bygger automatiskt färdiga faktureringsunderlag till arbetsledaren. - Ingen mellanhand: Excel-steget raderades helt, då systemet genererar korrekta exportfiler redo för kund.
Resultat
Under det första året har systemet hanterat 3 292 digitala dagböcker. - Tidsvinst per rapport: Från 30 minuter till 5 minuter. - Total tidsbesparing: Ca 1 371 sparade arbetstimmar per år – tid som nu kan läggas på kärnverksamheten istället för administration. - Bättre datakvalitet: Inga fler oläsliga handstilar eller försvunna papper. - Snabbare fakturering: Underlaget är klart sekunden arbetet är slutfört.
Tekniker & verktyg