Svevia asfalterar vägen mot en papperslös framtid

Inom asfaltläggning är noggrann dokumentation avgörande, både för kvalitetsuppföljning och korrekt fakturering. Men för Svevia hade denna kritiska process blivit en administrativ börda. Arbetarna i fält fyllde i dagböcker och faktureringsunderlag för hand på papper, ofta i tuffa väderförhållanden. Dessa fysiska dokument lämnades sedan över till arbetsledare som manuellt knappade in informationen i Excel innan den kunde skickas vidare till kund.

Varje rapport tog i genomsnitt 30 minuter att hantera, från första penndrag ute på asfalten till färdigformaterad Excel-fil. Med över 3 000 rapporter per år skapade detta flera smärtpunkter:

1. Enorm tidsspillan: Hundratals arbetstimmar gick åt varje år till att tolka, knappa in och formatera data som redan fanns på pränt. Tid som kunde ägnats åt värdeskapande arbete.

2. Risk för fel: Varje manuellt steg innebar en risk för misstag, oavsett om det var en oläslig siffra, ett överhopp i inmatningen eller en felformel i Excel. Fel som kunde leda till förvirring hos kunden eller till och med felaktig fakturering.

3. Försenade fakturor: Eftersom faktureringsunderlaget var fast i ett fysiskt pappersflöde kunde det dröja dagar eller veckor innan informationen nådde ekonomiavdelningen. Denna fördröjning påverkade Svevias kassaflöde negativt.

Svevias ledning insåg att de behövde digitalisera processen från grunden, men ville undvika en generisk lösning som tvingade dem att anpassa sina beprövade arbetsflöden. De behövde en partner som kunde omvandla deras domänexpertis till skräddarsydd kod.

Burdy tog sig an utmaningen genom att utveckla en specialbyggd mobilapp, perfekt anpassad för Svevias arbetsflöde i fält. Istället för att fylla i pappersblanketter använder personalen nu sina smartphones för att dokumentera dagens arbete.

Intuitiv dataregistrering: Med användarvänliga formulär som följer Svevias etablerade terminologi och struktur kan arbetarna nu fylla i all nödvändig information på plats, på bara några minuter. Appen fungerar smidigt även med arbetshandskar på.

Automatiserad sammanställning: I samma sekund som en rapport skickas in bearbetar systemet datan och genererar färdiga faktureringsunderlag, redo för granskning av arbetsledaren. Ingen manuell Excel-hantering behövs.

Omedelbar tillgänglighet: Eftersom underlaget genereras automatiskt kan fakturainformationen nå ekonomiavdelningen och kunden samma dag som jobbet utförs, istället för att fastna i pappershantering i veckor.

Tekniskt bygger lösningen på en backend i .NET som exponerar ett REST API, en React Native app för iOS och Android, samt en React-baserad webbportal för administration. All data lagras i Azure för hög tillgänglighet och skalbarhet.

Under det första året har Svevias nya system hanterat hela 3 292 digitala dagböcker, med imponerande resultat:

• Radikal effektivisering: Tidsåtgången per rapport har minskat från 30 minuter till bara 5 minuter tack vare den strömlinjeformade digitaliseringen.

• Enorm total tidsbesparing: Sammanlagt har Svevia sparat cirka 1 371 arbetstimmar på ett år - tid som nu kan läggas på att förbättra kärnverksamheten istället för på administration.

• Förbättrad datakvalitet: Eftersom informationen registreras digitalt direkt vid källan har problematiken med oläsliga noteringar, tappade papper och inmatningsfel eliminerats helt.

• Snabbare faktureringsunderlag: Faktureringsunderlaget är nu klart i samma ögonblick som arbetet avslutas, vilket möjliggör snabbare fakturering och förbättrat kassaflöde.

Genom att omvandla Svevias djupa fältkunskap till en skräddarsydd digital lösning har Burdy inte bara effektiviserat deras administrativa processer, utan också gett dem ett konkurrensverktyg för att leverera snabbare och mer korrekt till sina kunder. Resan mot en helt papperslös process har bara börjat, med sikte på ännu större framtida vinster.