Svevia asfalterar vägen mot en papperslös framtid

Inom asfaltläggning är noggrann dokumentation avgörande, både för kvalitetsuppföljning och för korrekt fakturering. För Svevia hade den här kritiska processen ändå blivit en administrativ börda. Arbetarna i fält fyllde i dagböcker och faktureringsunderlag för hand på papper, ofta i tuffa väderförhållanden, och dokumenten lämnades sedan över till arbetsledare som manuellt knappade in informationen i Excel innan den kunde skickas vidare till kund.

Varje rapport tog i genomsnitt 30 minuter att hantera, från första penndrag ute på asfalten till färdigformaterad Excel-fil, och med över 3 000 rapporter per år skapade det flera problem:

1. Stor tidsåtgång: Hundratals arbetstimmar gick varje år åt till att tolka, knappa in och formatera data som redan fanns på papper, i stället för att läggas på värdeskapande arbete.

2. Risk för fel: Varje manuellt steg innebar en risk för misstag, oavsett om det gällde en oläslig siffra, en överhoppad rad eller en felaktig formel i Excel, och felen kunde leda till förvirring hos kunden eller till och med felaktig fakturering.

3. Försenade fakturor: Eftersom faktureringsunderlaget satt fast i ett fysiskt pappersflöde kunde det dröja dagar eller veckor innan informationen nådde ekonomiavdelningen, vilket påverkade Svevias kassaflöde negativt.

Svevias ledning insåg att processen behövde digitaliseras från grunden, men de ville undvika en generisk lösning som tvingade dem att anpassa sina beprövade arbetsflöden. De behövde en partner som kunde omvandla deras domänkunskap till skräddarsydd kod.

Burdy tog sig an utmaningen genom att utveckla en specialbyggd mobilapp anpassad efter Svevias arbetsflöde i fält, så att personalen i stället för att fylla i pappersblanketter använder sina smartphones för att dokumentera dagens arbete.

Enkel dataregistrering: Formulären följer Svevias etablerade terminologi och struktur, så att arbetarna kan fylla i all nödvändig information på plats på bara några minuter, och appen fungerar även med arbetshandskar på.

Automatisk sammanställning: I samma sekund som en rapport skickas in bearbetar systemet datan och genererar färdiga faktureringsunderlag som är redo för arbetsledarens granskning, utan någon manuell hantering i Excel.

Omedelbar tillgänglighet: Eftersom underlaget genereras automatiskt kan fakturainformationen nå ekonomiavdelningen och kunden samma dag som jobbet utförs, i stället för att fastna i pappershantering i veckor.

Tekniskt bygger lösningen på en backend i .NET som exponerar ett REST API, en app i React Native för iOS och Android och en webbportal i React för administration, och all data lagras i Azure för hög tillgänglighet och skalbarhet.

Under det första året hanterade Svevias nya system 3 292 digitala dagböcker, med tydliga resultat:

• Kortare tid per rapport: Tidsåtgången per rapport har minskat från 30 minuter till 5 minuter.
• Stor total tidsbesparing: Sammanlagt har Svevia sparat cirka 1 371 arbetstimmar på ett år, tid som nu kan läggas på kärnverksamheten i stället för på administration.
• Bättre datakvalitet: Eftersom informationen registreras digitalt direkt vid källan har problemen med oläsliga noteringar, borttappade papper och inmatningsfel försvunnit.
• Snabbare faktureringsunderlag: Underlaget är klart i samma ögonblick som arbetet avslutas, vilket ger snabbare fakturering och bättre kassaflöde.

Genom att omvandla Svevias djupa fältkunskap till en skräddarsydd digital lösning har Burdy både effektiviserat de administrativa processerna och gett Svevia ett verktyg för att leverera snabbare och mer korrekt till sina kunder, och resan mot en helt papperslös process fortsätter.

Vill ni veta mer om hur vi bygger den här typen av lösningar kan ni läsa om vår skräddarsydda systemutveckling och apputveckling, eller se vad ett liknande projekt kostar 2026.