Manuella fakturautskick tog tid varje dag och riskerade att fastna i mejlkorgen. Se hur vi på Burdy byggde Gilbert åt ATA - en AI-driven process som varje morgon skickar ut färdigbokförda fakturor till kund, helt utan manuell inblandning.
Utmaning
Varje vardag behövde någon på ATA:s ekonomiavdelning manuellt gå igenom de fakturor som var klara för utskick i Business Central och skicka ut dem till respektive kund. En enkel uppgift i teorin, men i praktiken en daglig administrativ pålaga som skapade flera problem:
• Tidsspillan varje morgon - en återkommande manuell rutin som åt av tid som kunde läggas på annat.
• Risk att fakturor blev liggande - om ingen hann med utskicket en dag, eller missade en enstaka faktura, dröjde det innan kunden fick sin faktura.
• Ingen inbyggd felhantering - saknade en kund e-postadress i systemet upptäcktes det ofta först när fakturan redan var försenad, utan att rätt person automatiskt fick veta.
Lösning
Burdy byggde Gilbert, ATA:s AI-drivna automationsplattform för Business Central, med en dedikerad modul till fakturautskick.
Varje vardagsmorgon klockan 07:00 hämtar Gilbert automatiskt alla fakturor som bokförts de senaste sju dagarna och skickar dem till kund via Business Centrals egen inbyggda e-postfunktion, styrd genom webbautomation (Playwright). Om en kund saknar registrerad e-postadress skickar Gilbert istället en automatisk notis till ATAs ekonomiavdelning och till ansvarig säljare via Microsoft Graph, så att ärendet fångas upp direkt istället för att upptäckas i efterhand.
Varje körning loggas i sin helhet, så att ekonomiavdelningen alltid kan se exakt vilka fakturor som skickats, när och till vem.
Resultat
Idag sköter Gilbert fakturautskicket helt på egen hand, varje vardag, utan att någon i ekonomiteamet behöver tänka på det.
• Ingen daglig manuell rutin - tiden som tidigare gick åt till att gå igenom och skicka fakturor för hand används nu till annat.
• Fakturor når kund snabbare - utskicket sker automatiskt varje morgon istället för att vänta på att någon hinner med det, vilket också ger snabbare betalning in till ATA.
• Inget faller mellan stolarna - saknar en kund e-postadress fångas det upp direkt genom automatisk eskalering, istället för att upptäckas i efterhand.
• Full spårbarhet - varje skickad faktura loggas, så att ekonomiteamet alltid kan se exakt vad som gått ut och när.
Tekniker & verktyg
Vill du ha ett liknande projekt?