1 dag
Från hackaton till fungerande app
Används internt varje vecka sedan dess
0 min
Manuell mötesdokumentation
Tidigare: anteckningar som ingen gjorde
100%
Beslut blir uppgifter
Med ansvarig, deadline och uppföljning
Det är en fredag eftermiddag. Veckomötet är slut. Alla vet att det fattades tre beslut och att någon lovade att följa upp något - men vem var det, och vad handlade det om egentligen?
Tre dagar senare har ingen gjort något. Inte för att de är slarviga, utan för att det aldrig skrevs ner ordentligt.
Det var där vi stod för ungefär en månad sedan. Och det var det problemet vi bestämde oss för att lösa.
Problemet: Veckomöten som försvann i tomma intet
Vi på Burdy har veckomöten varje fredag. Det är ett möte vi värdesätter - ett tillfälle att gå igenom veckans arbete, stämma av var vi är i pågående projekt och fatta de beslut som behöver fattas innan helgen.
Problemet var inte mötena i sig. Det var allt som hände - eller snarare inte hände - efteråt.
Besluten hamnade i bästa fall i en chattkanal. Uppgifter skapades manuellt, om de skapades alls. Nästa vecka började vi halvt från noll: vad bestämde vi förra veckan? Vad hände med den grejen vi pratade om?
Det är ett problem de flesta bolag känner igen. Och det finns massor av generiska verktyg som försöker lösa det - anteckningsappar, projektverktyg, mötesbotar som spelar in allt och dumpar en lång transkribering i en Slack-kanal som ingen orkar läsa.
Vi ville inte ha ett generiskt verktyg. Vi ville ha ett som fungerade på vårt sätt.
Dag 1: Minimal idé, maximalt fokus
Vi satte oss ner för ett internt hackaton med en enkel ambition: bygg något litet som löser ett konkret irritationsmoment. Inte en plattform. Inte en produkt. En lösning på ett specifikt problem.
Dag ett handlade om att hålla fokus. Vad är det minsta vi behöver för att ett veckomöte ska lämna ett spår? Vi landade i tre saker:
- Mötet måste spelas in automatiskt - ingen ska behöva trycka på record
- Det som sägs måste bli text - inte en timmes transkribering att läsa igenom, utan en sammanfattning
- Beslut måste bli uppgifter - inte "vi borde göra X" utan "vem gör X och när"
Det var dag ett. En enkel prototyp. Fullt fungerande, men minimal.
Det som är intressant är vad som hände sedan.
Vad Synapse gör idag - inspelning, transkribering och uppföljning
En månad senare är Synapse något helt annat än prototypen. Inte för att vi lade till features för sakens skull, utan för att varje tillägg löste ett nytt irritationsmoment vi stötte på när vi faktiskt använde appen.
Idag gör Synapse det här:
Spelar in hela samtalet - automatiskt, utan att någon behöver göra något. Mötet börjar, inspelningen börjar.
Transkriberar automatiskt - inte en råtranskribering som dumpar allt, utan en som faktiskt är läsbar.
Summerar samtalet och lyfter ut beslut - det är här AI:n gör det tunga arbetet. Inte en punktlista med allt som sades, utan en faktisk sammanfattning: vad diskuterades, vad landade vi i, vad är oklart.
Skapar uppgifter från besluten - om vi bestämde att "Anna följer upp med leverantören senast onsdag" så blir det en uppgift med ansvarig och deadline, inte en mening i ett protokoll.
Håller koll vecka för vecka - det här är kanske det mest värdefulla. Vår AI har kontext från tidigare möten. Den vet vad vi beslutade förra veckan, vilka uppgifter som är öppna, vad vi sa att vi skulle återkomma till. Varje möte börjar inte från noll.
Det tog oss ett hackaton att komma igång. En månad av faktisk användning att komma hit.
Varför skräddarsytt slår generiskt
Det finns redan mötesappar på marknaden. Flera av dem är bra. Varför byggde vi en egen?
Svaret är enkelt: de generiska verktygen är byggda för hur ett genomsnittligt företag jobbar. Vi är inte ett genomsnittligt företag - och förmodligen är inte ni det heller.
Synapse är byggt för hur vi jobbar. Vår mötesstruktur, vår terminologi, vårt sätt att definiera beslut kontra diskussionspunkter. Vår AI vet vad ett "Burdy-möte" är och vad som förväntas komma ut av det.
Det är skillnaden mellan ett verktyg som du anpassar dig till och ett verktyg som anpassar sig till dig.
De generiska alternativen tvingar dig att ändra hur du jobbar för att passa deras modell. En skräddarsydd AI mötesapp gör tvärtom - den lär sig era processer och följer dem.
Det låter som det borde kosta enormt mycket. Det är det som har förändrats. Med AI-assisterad utveckling kan vi bygga den typen av skräddarsydda lösningar till en bråkdel av vad det kostade för tre år sedan. Synapse byggdes på ett hackaton - inte på sex månaders projekttid.
Det är inte en slump. Det är ett nytt sätt att arbeta.
Och det väcker en fråga vi tycker är mer intressant än Synapse i sig: vad finns det i ert bolag som ni accepterat som "ett irritationsmoment vi lever med" - för att det verkat för dyrt eller för komplext att lösa?
Vad det här egentligen handlar om
Vi visar inte Synapse för att sälja er en mötesapp.
Vi visar den för att demonstrera ett arbetssätt. Att ta ett konkret problem - veckomöten som inte lämnar spår - och bygga en lösning som faktiskt följer era processer. Inte en generisk lösning ni måste anpassa er till, utan ett system som speglar hur ni redan jobbar.
Det är vad vi gör för våra kunder. Synapse är ett internt exempel på exakt samma princip.
Bolag vi jobbar med har liknande irritationsmoment: offertprocesser som hanteras i Excel, statusuppdateringar som skickas manuellt via mejl, rapporter som sammanställs för hand varje måndag morgon. Saker som "alltid funkat så" men som kostar tid varje vecka - tid som läggs på administration i stället för på det som faktiskt skapar värde.
Med rätt verktyg, byggt efter era processer, försvinner den friktionen.
Det är vad AI gör skräddarsytt möjligt: att lösa de där specifika problemen, på ert specifika sätt, utan att det kostar som ett Enterprise-projekt.
Vill du se hur det fungerar?
Vi visar gärna Synapse i en kort demo - hur inspelningen, den automatiska mötessammanfattningen och uppgiftshanteringen faktiskt ser ut i praktiken.
Men det vi helst vill prata om är era möten. Eller er offertprocess. Eller det irritationsmoment ni accepterat för att det verkat för dyrt att lösa.
Vill du veta hur det här hade sett ut för ert bolag?